Aanbetaling en termijnfacturen: hoe werkt het?
Bij grotere opdrachten factureer je vaak in delen: een aanbetaling vooraf en termijnen onderweg. Dat is goed voor je cashflow en je risico, maar de btw vraagt aandacht. In deze gids zie je met een uitgewerkt voorbeeld hoe je in delen factureert, wanneer de btw verschuldigd is, hoe je afrekent met een slotfactuur en wat je het beste vastlegt in je afspraken.
± 6 min lezen
Kort antwoord
Bij grotere of langlopende opdrachten kun je in delen factureren: een aanbetaling vooraf en termijnen tijdens het project. Belangrijk: over elke aanbetalings- of termijnfactuur ben je meestal al btw verschuldigd op het moment dat je die factureert of ontvangt, dus die btw geef je per tijdvak aan, niet pas bij het einde. Aan het eind maak je een slotfactuur voor het totaal, waarop je de eerder gefactureerde termijnen verrekent zodat je klant alleen het resterende bedrag betaalt.
Waarom in delen factureren
Bij een grote of langlopende opdracht is het prettig om niet pas aan het eind je geld te zien. Met een aanbetaling vooraf en termijnen onderweg houd je je cashflow gezond, deel je het risico met je klant, en heb je werkkapitaal om de opdracht te draaien. Voor je klant is het ook overzichtelijker dan één grote eindafrekening.
Btw bij aanbetaling en termijnen
Dit is het punt waar het vaak misgaat: over een aanbetaling of termijn ben je meestal al btw verschuldigd op het moment dat je die factureert of ontvangt — niet pas bij de slotfactuur. Je geeft die btw dus aan in het btw-tijdvak waarin de termijn valt.
Elke termijn is dus een echte factuur met een eigen nummer en de bijbehorende btw, geen proforma. Behandel een aanbetaling daarom als een gewone (deel)factuur.
Een uitgewerkt voorbeeld
Stel: een project van € 5.000 exclusief btw (21%), dat je in drie delen factureert.
- Aanbetaling 40% bij start: € 2.000 + € 420 btw = € 2.420
- Termijn 30% halverwege: € 1.500 + € 315 btw = € 1.815
- Slotfactuur: totaal € 5.000 + € 1.050 btw, minus de € 3.500 + € 735 al gefactureerd = € 1.500 + € 315 btw = € 1.815
- De btw van elke termijn geef je aan in het tijdvak waarin je die factureert
Afrekenen met een slotfactuur
Aan het eind maak je een slotfactuur voor het volledige totaalbedrag, en daar trek je de eerder gefactureerde aanbetaling en termijnen (inclusief hun btw) weer vanaf. Zo betaalt je klant in totaal precies het afgesproken bedrag, en is op de slotfactuur navolgbaar wat al is gefactureerd. Vermeld op de slotfactuur de nummers van de eerdere termijnfacturen.
Leg het vast in je afspraken
Voorkom discussie door de betaalafspraken vooraf vast te leggen, bijvoorbeeld in je offerte of algemene voorwaarden: welk percentage als aanbetaling, op welke momenten de termijnen, en wat er gebeurt als de opdracht tussentijds stopt. Dan is voor beide partijen duidelijk wat wanneer wordt gefactureerd.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies.
Hoe Factabel helpt
In Factabel maak je voor elke termijn een echte factuur met de juiste btw en een doorlopend nummer, en zie je per factuur wat al betaald is. Zo houd je grip op een project dat in delen wordt gefactureerd, zonder de btw-timing uit het oog te verliezen.
Veelgestelde vragen
Ja, meestal ben je over een aanbetaling al btw verschuldigd op het moment dat je die factureert of ontvangt. Geef die btw aan in het tijdvak waarin de aanbetaling valt.
Nee. Een termijn- of aanbetalingsfactuur is een echte factuur met een eigen nummer en btw. Een proforma is vrijblijvend en levert geen btw-verplichting op.
Je maakt een slotfactuur voor het totaal en trekt daar de eerder gefactureerde aanbetaling en termijnen (met btw) vanaf, zodat je klant alleen het resterende bedrag betaalt. Vermeld de nummers van de eerdere facturen.