Hoe maak je een factuur als zzp'er?

Een factuur is niet alleen een betaalverzoek, maar ook een fiscaal document. Jij gebruikt hem om je omzet en btw aan te geven, en je zakelijke klant gebruikt hem om de btw terug te vragen. Daarom stelt de Belastingdienst eisen aan wat erop moet staan.

Ontbreekt er een verplicht gegeven, dan is je factuur formeel niet geldig. In de praktijk betekent dat: je klant kan de btw mogelijk niet aftrekken en stuurt de factuur terug, of de Belastingdienst kan bij een controle de factuur afkeuren. Het loont dus om het in één keer goed te doen.

Dit zijn de gegevens die volgens de Belastingdienst op een gewone (niet-vereenvoudigde) factuur horen. Loop ze na als een checklist:

De meeste zzp'ers rekenen het algemene tarief van 21%. Voor een afgebakende lijst goederen en diensten geldt 9%, en in bijzondere gevallen 0% (export, EU-levering) of de verleggingsregeling ("btw verlegd"). Lever je tegen meerdere tarieven, splits dan per regel uit, zodat per tarief duidelijk is wat de grondslag en de btw zijn.

Een voorbeeld. Je factureert 10 uur consultancy à € 90 per uur, met 21% btw:

Niet elke factuur is een standaard 21%-factuur. De meest voorkomende uitzonderingen, met een verwijzing naar de uitgebreide uitleg:

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan reken je geen btw en vermeld je op de factuur dat je de KOR toepast. Factureer je aan een ondernemer in een ander EU-land, dan verleg je vaak de btw en zet je "btw verlegd" plus het btw-nummer van je klant op de factuur. Factureer je aan een particulier, dan reken je gewoon btw en is de prijs inclusief btw.

Op je factuur staan twee data. De factuurdatum is de dag waarop je de factuur maakt. De leverdatum (ook wel prestatiedatum) is de dag waarop je de dienst of goederen leverde. Beide zijn verplicht.

Het verschil telt voor je btw: de prestatiedatum bepaalt mede in welk btw-tijdvak de omzet thuishoort. Lever je eind maart maar factureer je begin april, let dan goed op in welke aangifte je het meeneemt.

Factuurnummers moeten uniek en opeenvolgend zijn: geen gaten en geen dubbele nummers. Het format kies je zelf; veel ondernemers gebruiken het jaartal met een volgnummer, zoals 2026-001, 2026-002, enzovoort. Aan het begin van een nieuw jaar mag je de reeks opnieuw laten beginnen.

Maak je een fout, verwijder dan geen nummer (dat geeft een gat), maar corrigeer met een creditnota. Zo blijft de reeks sluitend en controleerbaar.

Om betaald te worden zet je je IBAN op de factuur, en het liefst een betaaltermijn (bijvoorbeeld "te voldoen binnen 14 dagen"). Spreek je niets af, dan geldt voor zakelijke klanten de wettelijke termijn van 30 dagen.

Een iDEAL-betaallink in de factuur haalt drempels weg: je klant betaalt in één tik het juiste bedrag, en je wordt gemiddeld sneller betaald. Vraagt je klant om een referentie- of inkoopordernummer (PO-nummer), zet dat er dan ook op, anders blijft de factuur bij grotere organisaties hangen.

Je mag een factuur digitaal versturen, bijvoorbeeld als pdf per e-mail; een papieren factuur is niet verplicht. Je bent wel verplicht je facturen zeven jaar te bewaren (tien jaar voor gegevens over onroerend goed). Een digitaal archief volstaat, zolang de facturen leesbaar en onveranderd blijven.

Een verstuurde factuur pas je niet meer aan en verwijder je niet. Klopt er iets niet, dan maak je een creditnota die de factuur terugdraait en stuur je daarna een nieuwe, juiste factuur.

De meeste problemen met facturen komen door een handvol terugkerende fouten. Voorkom ze door hierop te letten:

In Factabel staan de verplichte gegevens automatisch goed: je vult je bedrijfsgegevens, KvK- en btw-id één keer in, kiest het btw-tarief per regel, en de nummering loopt sluitend door. Je stelt je standaard betaaltermijn in, verstuurt met een iDEAL-betaallink, en ziet per factuur wanneer hij bekeken en betaald is. Een creditnota maak je met één klik vanuit de oorspronkelijke factuur, en het archief en de bewaarplicht regelen zich op de achtergrond.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Twijfel je over een specifieke situatie, raadpleeg dan de Belastingdienst of je boekhouder.