Beginnen als zzp'er: je administratie vanaf dag één op orde
Net begonnen of bijna zover? Met een paar basisstappen staat je administratie meteen goed, zodat je later geen schoenendoos hoeft uit te zoeken en geen aftrekposten misloopt. In deze gids vind je een complete startchecklist: van inschrijven en je btw-nummers tot facturen, bonnen, uren, btw-aangifte, geld reserveren en verzekeringen.
± 7 min lezen
Kort antwoord
Begin je als zzp'er, regel dan eerst de basis: schrijf je in bij de KvK (op kvk.nl; daarna stuurt de Belastingdienst je je btw-id en omzetbelastingnummer), open bij voorkeur een aparte zakelijke rekening, en houd vanaf je eerste factuur je administratie bij: facturen met een sluitende nummering, bonnen, je gewerkte uren en je bankafschriften. Doe elk kwartaal btw-aangifte, reserveer alvast geld voor de btw en de inkomstenbelasting, en denk aan verzekeringen. Wie dit vanaf dag één netjes doet, heeft later geen gedoe.
Stap 1: schrijf je in en krijg je btw-nummers
De eerste stap is inschrijven bij de KvK, online op kvk.nl met meestal een afspraak op een KvK-kantoor. Ben je btw-ondernemer, dan stuurt de Belastingdienst je daarna automatisch je btw-identificatienummer (btw-id) en je omzetbelastingnummer, meestal binnen een paar weken. Het btw-id zet je op je facturen. Vanaf dat moment ben je officieel ondernemer en kun je factureren.
Stap 2: scheid zakelijk en privé
Open bij voorkeur een aparte zakelijke (of in elk geval een tweede) bankrekening en gebruik die alleen voor je onderneming. Het is niet wettelijk verplicht, maar het houdt je privé- en zakelijke geld gescheiden en maakt je administratie en je btw-aangifte een stuk overzichtelijker. Het scheelt je later veel uitzoekwerk.
Stap 3: houd je administratie bij vanaf je eerste factuur
Wacht niet met je administratie tot de aangifte eraan komt. Houd vanaf het begin bij wat er binnenkomt en uitgaat:
- Je verstuurde facturen, met een sluitende, doorlopende nummering
- Je bonnen en inkoopfacturen (de btw daarop kun je terugvragen)
- Je gewerkte uren, belangrijk voor het urencriterium en de ondernemersaftrek
- Je bankafschriften, gekoppeld aan je facturen en bonnen
Stap 4: btw-aangifte en geld reserveren
Als btw-ondernemer doe je meestal elk kwartaal btw-aangifte via Mijn Belastingdienst Zakelijk. Reserveer gedurende het kwartaal alvast de btw die je ontvangt op een aparte spaarrekening, en zet ook geld opzij voor de inkomstenbelasting (een vuistregel is om een flink deel van je winst te reserveren). Zo kom je aan het eind van het jaar niet voor verrassingen te staan.
Stap 5: denk aan verzekeringen en je eerste aangifte
Kijk welke verzekeringen je nodig hebt, zoals een beroeps- of bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering en eventueel een arbeidsongeschiktheidsverzekering. En houd er rekening mee dat je na je eerste jaar aangifte inkomstenbelasting doet, waarbij je winst, je kosten en mogelijke aftrekposten (zoals de startersaftrek) samenkomen.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies.
Hoe Factabel je op weg helpt
Factabel zet je administratie vanaf je eerste factuur op orde: je maakt facturen en offertes, Bonnie leest je bonnen in en matcht je bank, en je btw-aangifte staat per kwartaal klaar. Eén plek voor de hele basis, zodat je je op je werk kunt richten in plaats van op je schoenendoos.
Veelgestelde vragen
Het is niet wettelijk verplicht, maar wel sterk aan te raden. Een aparte zakelijke rekening houdt je privé- en zakelijke geld gescheiden en maakt je administratie en btw-aangifte een stuk overzichtelijker.
Meestal per kwartaal, binnen één maand na afloop van het kwartaal. Ook als je nog weinig omzet had, doe je aangifte: dan een nihilaangifte.
Reserveer in elk geval de btw die je ontvangt, en daarnaast een deel van je winst voor de inkomstenbelasting. Hoeveel precies hangt af van je winst en aftrekposten; een ruime reservering voorkomt verrassingen.
Bij je eerste factuur. Houd vanaf dag één je facturen, bonnen, uren en bank bij, dan heb je later niets uit te zoeken en mis je geen aftrekposten.