Privacyverklaring

Je privacy is voor ons net zo serieus als je cijfers. In deze verklaring leggen we in gewoon Nederlands uit welke persoonsgegevens Factabel verwerkt, waarom we dat doen, met welke partijen we werken, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je daarbij hebt. Heb je na het lezen nog vragen, neem dan gerust contact met ons op.

Wie is verantwoordelijk voor je gegevens

De verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens die via Factabel worden verwerkt, is:

• Mark Tunzi, handelend onder de naam Factabel
• KvK-nummer: 54872251
• Adres: Posthoornstraat 404, 3011 WD Rotterdam
• E-mail: hallo@factabel.nl

Op deze gegevens kun je ons aanspreken op alles wat in deze verklaring staat.

Welke persoonsgegevens we verwerken

We verzamelen niet meer dan nodig is om de app te laten werken. Concreet gaat het om de volgende categorieën:

• Accountgegevens: je naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), en de gegevens van je onderneming zoals bedrijfsnaam, KvK-nummer, btw-nummer en adres.
• Factuur- en klantgegevens: de facturen en offertes die je maakt, plus de contactgegevens van je eigen klanten (naam, adres, e-mail) die je daarvoor invoert.
• Bankgegevens via een koppeling: als je je bank koppelt, verwerken we je transactiegegevens en rekeningnummer om transacties aan facturen te kunnen matchen.
• Bonnen en inkoopfacturen: de documenten die je uploadt of laat inlezen, inclusief de bedragen, btw, leveranciers en categorieën die daaruit worden gehaald.
• Gebruiksgegevens: technische gegevens die nodig zijn om de app betrouwbaar en veilig te laten draaien, zoals inloggegevens, apparaat- en browserinformatie en foutmeldingen.
• Lokale kopie op je apparaat: gebruik je de native app (macOS, en straks iOS/iPadOS), dan bewaart die ook een kopie van bovenstaande gegevens lokaal op dat apparaat, zodat je offline kunt doorwerken.

Waarom we je gegevens verwerken en op welke grondslag

We verwerken je gegevens alleen voor duidelijke doelen, en steeds op basis van een grondslag uit de AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst: om je account te beheren, je facturen en offertes te maken en versturen, betalingen te verwerken en je bonnen en bank te koppelen. Dit is wat je van ons verwacht als je de app gebruikt.
• Wettelijke verplichting: om te voldoen aan fiscale en administratieve bewaarplichten, en aan andere wetten die op ons van toepassing zijn.
• Gerechtvaardigd belang: om de app te beveiligen, misbruik en fraude tegen te gaan, fouten op te sporen en het product te verbeteren. We wegen daarbij steeds af of jouw belangen niet zwaarder wegen.

Partijen die we inschakelen

Om de app te laten draaien werken we samen met een aantal zorgvuldig gekozen partijen. Met deze partijen sluiten we waar nodig verwerkersovereenkomsten, zodat je gegevens ook bij hen goed beschermd zijn. We verkopen je gegevens nooit.

• Vercel: hosting van de app.
• Supabase: database en opslag van je gegevens.
• Stripe: verwerking van je abonnementsbetalingen.
• Mollie: verwerking van iDEAL-betalingen op je facturen.
• Resend en Gmail: het versturen van e-mail, zoals je facturen en systeemberichten.
• Google Drive en Dropbox: als je ervoor kiest een koppeling te maken, voor het archiveren van je documenten.
• Anthropic: de AI achter Bonnie, die helpt bij het inlezen en categoriseren van je bonnen en inkoopfacturen.

Sommige van deze partijen verwerken gegevens (deels) buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval zorgen we voor passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Koppelingen met Google en Dropbox

Je kunt Factabel optioneel koppelen aan Google of Dropbox om je documenten te archiveren en vervaldata in je agenda te zetten. Deze koppelingen maak je zelf aan en kun je op elk moment weer intrekken, via je instellingen in de app of via je Google- of Dropbox-account.

• Google: met jouw toestemming maakt Factabel agenda-afspraken aan voor de vervaldata van je facturen, bewaart het kopieën van je facturen en documenten in Google Drive (alleen de bestanden die de app zelf aanmaakt, via de beperkte drive.file-toegang) en leest het je account-e-mailadres om de koppeling te tonen. We lezen of wijzigen geen andere bestanden of agenda's.
• Dropbox: met jouw toestemming plaatst Factabel kopieën van je facturen en documenten in de map die je zelf kiest. We gebruiken de koppeling uitsluitend om deze bestanden te bewaren.

We gebruiken deze gegevens alleen om de functies te leveren die je zelf hebt ingeschakeld. We verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor advertenties en trainen er geen AI-modellen mee. De toegangstokens bewaren we versleuteld, en zodra je de koppeling verbreekt, gebruiken we de toegang niet langer.

Het gebruik en de overdracht door Factabel van informatie die we via Google API's ontvangen, voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. De koppeling met Dropbox valt onder de voorwaarden van Dropbox; we houden ons aan hun ontwikkelaars- en API-beleid.

Lokale opslag in de native app

De native app is offline-first: naast de webapp bewaart hij een kopie van je administratie (facturen, klanten, bonnen, banktransacties en instellingen) in een lokale database op je eigen apparaat, zodat je ook zonder internetverbinding kunt doorwerken. Die kopie synchroniseert vervolgens automatisch met onze servers zodra er weer verbinding is.

We sluiten dit bestand uit van iCloud- en Time Machine-back-ups, zodat het niet ongemerkt op andere plekken terechtkomt. Op iOS wordt het bestand extra beschermd zodra je je toestel vergrendelt. Op macOS bestaat die besturingssysteem-bescherming per bestand niet; daar hangt extra bescherming van je lokale administratie af van of FileVault op je Mac aanstaat.

De lokale kopie blijft op je apparaat staan zolang je daar bent ingelogd, ook als je alleen je abonnement opzegt. Log je uit, dan wist de app de volledige lokale kopie op dat apparaat automatisch en meteen, inclusief tijdelijke bestanden van nog niet verwerkte bonnen. Hetzelfde gebeurt automatisch zodra je je account verwijdert. Verwijder je alleen de app zelf van je apparaat zonder eerst uit te loggen, dan kan de lokale kopie op de schijf van dat apparaat achterblijven. Log daarom uit voordat je de app van je apparaat verwijdert, als je zeker wilt weten dat er niets achterblijft.

Hoe lang we je gegevens bewaren

We bewaren je gegevens niet langer dan nodig is, behalve als de wet ons verplicht ze langer te bewaren:

• Facturen en boekhoudkundige gegevens: minimaal 7 jaar, vanwege de fiscale bewaarplicht.
• Accountgegevens: zolang je een account bij ons hebt. Na opzegging verwijderen of anonimiseren we ze, met uitzondering van wat we wettelijk moeten bewaren.
• Bonnen, bank- en gebruiksgegevens: zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, of zolang een wettelijke bewaartermijn dat vraagt.
• Lokale kopie op je apparaat: zolang je op dat apparaat bent ingelogd in de native app. Bij uitloggen of het verwijderen van je account wissen we die lokale kopie automatisch; zie 'Lokale opslag in de native app' hierboven.

Jouw rechten

Op grond van de AVG heb je een aantal rechten als het om je eigen persoonsgegevens gaat. Je kunt:

• Inzage vragen in de gegevens die we van je verwerken.
• Correctie vragen als gegevens onjuist of onvolledig zijn.
• Verwijdering vragen, voor zover we niet wettelijk verplicht zijn de gegevens te bewaren.
• Dataportabiliteit vragen: een kopie van je gegevens in een gangbaar formaat.
• Bezwaar maken tegen een verwerking, of een verwerking laten beperken.

Wil je een van deze rechten gebruiken, stuur dan een bericht naar hallo@factabel.nl. We reageren zo snel mogelijk en uiterlijk binnen de wettelijke termijn. Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

De website en de webapp van Factabel gebruiken cookies en vergelijkbare technieken om te werken en te verbeteren. Welke dat precies zijn en waarvoor we ze gebruiken, lees je in ons cookiebeleid. De native app gebruikt geen cookies; die bewaart je inlogsessie versleuteld in de systeem-Keychain van je apparaat.

Bezoekstatistieken

We houden bij hoe vaak onze pagina's bezocht worden, zodat we zien wat mensen zoeken en waar ze vastlopen. Dat doen we met Vercel Web Analytics, en dat werkt zonder cookies: er wordt niets op je apparaat opgeslagen en je wordt niet gevolgd naar andere websites. We meten paginaweergaves, land, apparaattype en de verwijzende site — geen profielen, geen advertenties, en we verkopen of delen deze gegevens niet.

Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies en ongeoorloofde toegang. Denk aan versleutelde verbindingen, versleutelde opslag van wachtwoorden, toegangsbeperking op basis van rollen en het bijhouden van een auditlog. Verzonden facturen leggen we onveranderbaar vast, zodat je administratie betrouwbaar blijft.

Wijzigingen in deze verklaring

We kunnen deze privacyverklaring van tijd tot tijd aanpassen, bijvoorbeeld als de app verandert of als de wet daarom vraagt. De datum bovenaan laat zien wanneer we de tekst voor het laatst hebben bijgewerkt. Bij belangrijke wijzigingen laten we het je weten.

Contact

Vragen over je privacy of over deze verklaring? Mail ons via hallo@factabel.nl, of schrijf naar Mark Tunzi, Posthoornstraat 404, 3011 WD Rotterdam. We helpen je graag verder.