Een fout op een verstuurde factuur corrigeren
Staat er een fout in een factuur die je al hebt verstuurd? Aanpassen of verwijderen mag niet: een verstuurde factuur is een vastgelegd document. In deze gids lees je hoe je een fout netjes corrigeert in twee stappen (crediteren en opnieuw factureren), met een voorbeeld, en wat je doet als je klant al had betaald.
± 6 min lezen
Kort antwoord
Een verstuurde factuur mag je niet zomaar aanpassen of verwijderen, want hij is onderdeel van je administratie. Een fout corrigeer je daarom in twee stappen: je maakt eerst een creditnota die de foute factuur volledig terugdraait, en daarna stuur je een nieuwe, juiste factuur met een eigen nummer. Zo blijft je nummerreeks sluitend en klopt je btw weer, omdat de creditnota de eerdere btw corrigeert. Had je klant de foute factuur al betaald, dan verreken je het verschil of betaal je het terug.
Waarom je niet zomaar aanpast
Een verzonden factuur is een vastgelegd document in je administratie. Je past het niet achteraf aan en je verwijdert het niet, want dan ontstaat een gat in je nummerreeks of een verschil met de factuur die je klant al heeft ontvangen (en mogelijk al heeft ingeboekt voor zijn btw). Corrigeren doe je daarom met een tegenboeking, niet met de gum.
Welke fouten je zo corrigeert
De tweestapsmethode gebruik je bij elke fout die de factuur inhoudelijk raakt:
- Een verkeerd bedrag of een verkeerd aantal
- Een verkeerd btw-tarief of een rekenfout in de btw
- De verkeerde klant of een fout adres
- Een onjuiste omschrijving van wat je leverde
Stap voor stap, met een voorbeeld
Stap 1: je maakt een creditnota die naar de foute factuur verwijst en het volledige bedrag en de btw terugdraait. Stap 2: je stuurt een nieuwe, juiste factuur met een eigen, nieuw nummer.
Voorbeeld: je factureerde per ongeluk € 1.000 met 9% in plaats van 21% btw. Je crediteert de hele factuur van € 1.000 + € 90 = € 1.090, en stuurt een nieuwe factuur van € 1.000 + € 210 = € 1.210. Je klant ziet de creditnota en de correcte factuur, en het verschil in btw is rechtgezet.
Als je klant al had betaald
Had je klant de foute factuur al betaald, dan is er een verschil tussen wat je ontving en wat de juiste factuur zegt. Was de foute factuur te hoog, dan betaal je het te veel terug of verreken je het met een volgende factuur. Was hij te laag, dan betaalt je klant het verschil bij. Zet op de nieuwe factuur of in een begeleidend bericht duidelijk wat er is gebeurd, zodat het voor je klant navolgbaar is.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies.
Hoe Factabel dit doet
In Factabel maak je een creditnota met één klik rechtstreeks vanuit de oorspronkelijke factuur; de verwijzing, de negatieve bedragen en de btw-correctie staan automatisch goed. Daarna stel je de nieuwe, juiste factuur op met een doorlopend nummer. Je nummerreeks blijft sluitend en je btw klopt weer, zonder dat je je oude aangifte hoeft te herzien.
Veelgestelde vragen
Nee. Een verzonden factuur moet onveranderd bewaard blijven. Corrigeer met een creditnota en stuur daarna een nieuwe, juiste factuur met een eigen nummer.
Een creditnota draait een factuur (deels) terug. Een fout corrigeren doe je met een creditnota én een nieuwe factuur, zodat het juiste bedrag alsnog wordt gefactureerd. "Correctiefactuur" is geen apart document.
Je verrekent of betaalt het verschil. Was de foute factuur te hoog, dan krijgt de klant het te veel terug (of je verrekent het); was hij te laag, dan betaalt de klant bij.
Nee. De creditnota en de nieuwe factuur corrigeren de btw in het tijdvak waarin je ze maakt. Je hoeft de eerdere aangifte niet aan te passen.