Je eerste factuur maken en versturen
Van een leeg scherm naar een verstuurde, professionele factuur, en alles wat je onderweg kunt instellen.
± 6 min lezen
Een factuur is je officiële verzoek om betaling. In Factabel maak je er een in minuten: je kiest een klant, voegt regels toe, en de software zorgt voor de juiste opmaak, een doorlopend factuurnummer en een kloppende btw-berekening.
Je hoeft niet alles in één keer goed te hebben. Een factuur begint als concept, blijft volledig bewerkbaar, en pas als jij verstuurt wordt het nummer vastgezet en de inhoud bevroren. Zo kun je rustig opbouwen en op het laatste moment nog wisselen van klant of bedrag.
Wat kun je hiermee
- Regels op drie manieren: uren keer tarief, aantal keer prijs, of een vast bedrag
- Btw per regel: 21%, 9%, 0% of verlegd, met automatische uitsplitsing
- Versturen vanaf je eigen e-mailadres, met de pdf als bijlage
- Een iDEAL-betaallink meesturen zodat je klant in twee tikken betaalt
- Nu versturen of inplannen voor een later moment
Voor je begint
- Je bent ingelogd en je bedrijfsgegevens staan ingevuld (Instellingen)
- Je hebt minstens één klant aangemaakt, of je maakt die onderweg aan
- 1
Begin een nieuwe factuur
Ga in het menu naar Facturen en klik rechtsboven op "Nieuwe factuur".
Je komt direct in de factuur-editor. Links vul je de gegevens in, rechts zie je een live voorbeeld van de pdf zoals je klant die straks ontvangt.
De factuur start als concept met een tijdelijk nummer. Het definitieve factuurnummer wordt pas toegekend zodra je verstuurt, zodat je nummering altijd netjes doorloopt.
- Kies bovenaan een klant, of klik op "Nieuwe klant" om er meteen een toe te voegen
- Controleer de factuurdatum en de vervaldatum (standaard je betaaltermijn)
Heb je per klant een afwijkend btw-tarief of betaaltermijn ingesteld? Die worden automatisch overgenomen.
- 2
Voeg je regels toe
Klik op "+ Regel toevoegen", typ een omschrijving en kies hoe je rekent.
Kies per regel de modus die past: uren keer tarief voor gewerkte tijd, aantal keer prijs voor producten of stuks, of een vast bedrag voor een afgesproken prijs.
Het totaalblok onderaan rekent live mee: subtotaal, btw per tarief en het totaal inclusief. Je sleept regels in de gewenste volgorde.
Werk je vaak met hetzelfde uurtarief? Stel het in bij de klant of in je instellingen, dan staat het meteen goed.
- 3
Controleer de btw
Standaard erft elke regel de btw van de factuur. Per regel kun je afwijken naar 21%, 9%, 0% of verlegd.
Factureer je met verlegde btw (bijvoorbeeld B2B naar het buitenland), dan zet Factabel automatisch de juiste vermelding op de factuur. Daarvoor moet je btw-nummer wel ingevuld zijn.
- 4
Verstuur of plan in
Klik op "Verzenden". Controleer de ontvanger, het onderwerp en het bericht en kies "Verzenden nu" of "Inplannen voor later".
Bij versturen wordt de pdf gegenereerd en per e-mail verstuurd, de status wordt "verzonden" en je gegevens worden bevroren in een momentopname. Je kunt optioneel een iDEAL-betaallink meesturen.
Kies je voor inplannen, dan gaat de factuur op het door jou gekozen moment automatisch de deur uit, inclusief de betaallink.
Het onderwerp en bericht komen uit je e-mailtemplate met variabelen zoals klantnaam en factuurnummer. Pas ze hier gerust aan.
Veelvoorkomende vragen
Maak de klant eerst aan via Contacten, of klik in de factuur op "Nieuwe klant". Daarna verschijnt ’ie in de keuzelijst.
Controleer of er een klant is gekozen en of er minstens één regel staat. Bij verlegde btw moet bovendien je btw-nummer ingevuld zijn bij Instellingen.
De vervaldatum volgt je standaard betaaltermijn. Pas die aan per factuur, of stel een andere standaard in bij Instellingen of per klant.
Kom je er niet uit? Neem contact op, we helpen je graag verder.