Rollen en rechten begrijpen
Geef ieder teamlid precies de toegang die past bij wat diegene doet, van volledige controle tot alleen meekijken.
± 5 min lezen
Niet iedereen in je team hoeft alles te kunnen. Een rol bepaalt wat een teamlid ziet en mag doen: van het beheren van de hele organisatie tot alleen meekijken. Door de juiste rol te kiezen geef je mensen genoeg ruimte om hun werk te doen, zonder ze toegang te geven tot dingen die ze niet nodig hebben.
Factabel kent zes rollen: eigenaar, beheerder, financiën, accountant, medewerker en alleen lezen. De eigenaar staat bovenaan en heeft volledige zeggenschap, alleen lezen staat onderaan en kan uitsluitend bekijken. De rollen daartussen passen bij veelvoorkomende situaties zoals een meewerkende collega, iemand die de betalingen doet, of je externe boekhouder.
Een rol is geen vaste keuze: je kunt ’m op elk moment aanpassen. Wijzigingen worden meteen opgeslagen en vastgelegd in het auditlog, zodat altijd terug te zien is wie wanneer welke toegang kreeg.
Wat kun je hiermee
- Zes rollen: eigenaar, beheerder, financiën, accountant, medewerker en alleen lezen
- Per teamlid een passend toegangsniveau, te kiezen bij het uitnodigen of later
- De rol direct wijzigen vanuit de teamlijst, met automatisch opslaan
- Beheerdersacties op een teamlid: naam wijzigen, wachtwoord-reset sturen, sessies beëindigen of het lid deactiveren
- Alle rolwijzigingen en beheerdersacties worden vastgelegd in het auditlog
Voor je begint
- Je bent eigenaar of beheerder om rollen te kunnen wijzigen
- 1
Bekijk de rollen en wat ze betekenen
Factabel kent zes rollen, oplopend in toegang van alleen lezen tot eigenaar.
Eigenaar heeft volledige controle, inclusief het beheren van het abonnement en andere teamleden. Beheerder regelt het dagelijkse beheer en kan teamleden uitnodigen en aanpassen. Financiën is bedoeld voor wie de betalingen en facturatie doet. Accountant past bij je externe boekhouder die meekijkt en exporteert. Medewerker is de standaardrol voor iemand die meewerkt aan facturen en uren. Alleen lezen kan alles bekijken maar niets wijzigen, handig voor meekijken zonder risico.
Kies bij voorkeur de laagste rol die iemands werk nog mogelijk maakt. Je kunt altijd ophogen als blijkt dat iemand meer nodig heeft.
Twijfel je bij een externe boekhouder tussen accountant en alleen lezen? Accountant is gemaakt voor meekijken en exporteren; alleen lezen is puur bekijken.
- 2
Wijzig de rol van een teamlid
Open Instellingen en dan "Teamleden", en kies in de tabel bij een lid een andere rol in het uitklapmenu.
De wijziging wordt direct opgeslagen, je hoeft niets te bevestigen. Je kunt dit ook doen vanaf de detailpagina van een teamlid: klik op de naam in de lijst en pas daar bij "Rol" het niveau aan.
De rol van de eigenaar en van jezelf kun je niet zomaar in de tabel aanpassen; die staan bewust vast om vergissingen te voorkomen.
- 3
Gebruik de beheerdersacties op een teamlid
Open de detailpagina van een teamlid voor extra beheeropties onder "Beheerdersacties".
Klik in de teamlijst op de naam van een lid. Op de detailpagina kun je als beheerder de naam wijzigen, een "Wachtwoord reset e-mail sturen" naar dat lid, onder "Actieve sessies" een specifieke sessie of via "Alle sessies beëindigen" alle apparaten uitloggen, en het activiteitslog van die persoon inzien.
Onderaan staat "Lid deactiveren". Daarmee verwijder je het teamlid uit de organisatie. Dit is onomkeerbaar en vraagt een bevestiging, dus gebruik het bewust.
- Naam wijzigen via "Naam wijzigen"
- Een reset-link sturen met "Wachtwoord reset e-mail sturen"
- Apparaten uitloggen via "Alle sessies beëindigen" of per sessie "Beëindigen"
- Het lid verwijderen met "Lid deactiveren"
Vermoed je dat een account misbruikt wordt? Beëindig dan eerst alle sessies, zodat het teamlid op alle apparaten wordt uitgelogd, en stuur daarna eventueel een wachtwoord-reset.
- 4
Houd de organisatie veilig
De laatste eigenaar kan zichzelf niet verwijderen of degraderen, zodat er altijd een eigenaar overblijft.
Wil je het eigenaarschap overdragen? Maak dan eerst iemand anders eigenaar en pas daarna je eigen rol aan. Zo houdt de organisatie altijd minstens één eigenaar met volledige controle.
Alle rolwijzigingen, verwijderingen en beheerdersacties komen in het auditlog terecht. Daar zie je per gebeurtenis wie wat wanneer deed, handig om achteraf terug te kijken.
Veelvoorkomende vragen
De rol van de eigenaar en je eigen rol staan in de teamtabel vast. Wil je het eigenaarschap verplaatsen, maak dan eerst een ander lid eigenaar en pas daarna de oude eigenaar aan.
De laatste eigenaar kan zichzelf niet verwijderen of degraderen, zodat de organisatie nooit zonder eigenaar komt te staan. Wijs eerst iemand anders aan als eigenaar.
Controleer de rol op de detailpagina van dat lid. Hoog ’m zo nodig op naar een rol met meer rechten; de wijziging is direct actief.
Hierna
Kom je er niet uit? Neem contact op, we helpen je graag verder.