Reverse billing (selffacturering): wat is het en wanneer mag het?
Bij reverse billing, ook wel selffacturering, maakt je klant de factuur, niet jij. Dat klinkt vreemd, maar bij langlopende of veel terugkerende leveringen aan dezelfde afnemer scheelt het werk. In deze gids lees je hoe het werkt, welke afspraken en voorwaarden nodig zijn, wat er op de factuur moet, en waar je op let omdat je voor de btw verantwoordelijk blijft.
± 6 min lezen
Kort antwoord
Reverse billing, ook wel selffacturering, betekent dat je afnemer de factuur opstelt namens jou, de leverancier. Dat mag, mits jullie dit vooraf schriftelijk afspreken en jij als leverancier de mogelijkheid houdt om binnen een afgesproken termijn bezwaar te maken tegen een factuur. De factuur moet aan alle normale factuureisen voldoen en vermelden dat hij door de afnemer is uitgereikt ("factuur uitgereikt door afnemer" of "self-billing"). Het is handig bij langlopende of veel terugkerende leveringen aan dezelfde klant. Belangrijk: jij blijft verantwoordelijk voor de juiste btw.
Wat reverse billing is
Normaal stuur jij als leverancier de factuur. Bij reverse billing draait dat om: je afnemer stelt de factuur op namens jou en stuurt die naar jou (en aan zichzelf). Dat scheelt werk als je veel of regelmatig aan dezelfde klant levert, omdat die klant de gegevens van de levering toch al heeft. Je komt het tegen in bijvoorbeeld de agrarische sector en bij grote afnemers met veel kleine, terugkerende inkopen.
De voorwaarden
Reverse billing mag niet zomaar. Er gelden een paar voorwaarden:
- Jullie spreken vooraf (schriftelijk) af dat de afnemer de facturen opstelt namens jou
- Jij als leverancier kunt binnen een afgesproken termijn bezwaar maken tegen een factuur
- De factuur voldoet aan alle normale factuureisen (jouw gegevens, btw-id, KvK, nummer, btw per regel)
- De factuur vermeldt dat hij is uitgereikt door de afnemer ("factuur uitgereikt door afnemer" of "self-billing")
Jij blijft verantwoordelijk voor de btw
Dit is het belangrijkste aandachtspunt: ook al maakt je klant de factuur, jij blijft als leverancier verantwoordelijk voor de juiste btw op jouw leveringen. Maakt je klant een fout (verkeerd tarief, verkeerd bedrag), dan is dat jouw probleem bij een controle. Controleer de facturen die je klant namens jou opstelt dus net zo goed als je eigen facturen: kloppen het bedrag, het btw-tarief en je gegevens? Maak op tijd bezwaar als er iets niet klopt.
Verschil met btw verlegd
Reverse billing en btw verlegd worden vaak verward, maar ze gaan over iets anders. Reverse billing gaat over wíé de factuur opstelt (je afnemer in plaats van jij). Btw verlegd gaat over wíé de btw aangeeft (je afnemer in plaats van jij). Ze kunnen samen voorkomen, bijvoorbeeld bij grote B2B-leveringen, maar het zijn losse dingen.
Bewaren en vastleggen
Bewaar de facturen die je afnemer namens jou opstelt net als je eigen facturen, zeven jaar, in je administratie. Leg de afspraak over selffacturering schriftelijk vast, inclusief de termijn waarbinnen je bezwaar kunt maken.
Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies. Twijfel je over de afspraken, overleg dan met je boekhouder.
Veelgestelde vragen
Nee. Reverse billing gaat over wie de factuur opstelt (je afnemer in plaats van jij). Btw verlegd gaat over wie de btw aangeeft. Ze kunnen samen voorkomen, maar het zijn verschillende dingen.
Jij, als leverancier, blijft verantwoordelijk voor de juiste btw op je leveringen, ook al stelt je afnemer de factuur op. Controleer de facturen daarom goed en maak op tijd bezwaar bij een fout.
Alle normale factuurgegevens (jouw gegevens met btw-id en KvK, de btw per regel, een nummer) plus de vermelding dat de factuur door de afnemer is uitgereikt ("factuur uitgereikt door afnemer" of "self-billing").