Voorbelasting terugvragen: welke btw krijg je terug?

Voorbelasting is de btw die je betaalt als je zelf iets zakelijks inkoopt: een laptop, software, kantoorbenodigdheden, materialen, een zakelijke cursus. Net zoals jij btw int over je verkopen, betaal jij btw over je inkopen. Die betaalde btw mag je terugvragen via je btw-aangifte.

In je aangifte komt de voorbelasting in rubriek 5b. Het bedrag wordt afgetrokken van de btw die je over je omzet verschuldigd bent. Per saldo draag je dus alleen het verschil af — of krijg je geld terug als je meer voorbelasting had dan verschuldigde btw.

Belangrijk: de voorbelasting verlaagt niet je inkomstenbelasting, maar je btw-afdracht. Het zijn twee verschillende belastingen. Voor je inkomstenbelasting tellen de kosten exclusief btw.

Om voorbelasting te mogen aftrekken, moet aan twee voorwaarden zijn voldaan. Ten eerste moet de inkoop een zakelijk belang hebben: je gebruikt het voor je onderneming. Ten tweede moet je een geldige factuur hebben waarop de btw apart staat vermeld, op jouw naam of die van je bedrijf.

Een kassabon zonder btw-uitsplitsing of een factuur op een verkeerde naam kan je aftrek in gevaar brengen. Voor kleine bedragen gelden soepeler eisen (een vereenvoudigde factuur of bon kan volstaan), maar de btw moet altijd herleidbaar zijn. Bewaar daarom al je inkoopfacturen en bonnetjes zorgvuldig.

Niet alle btw is aftrekbaar, ook al is de inkoop zakelijk. De bekendste uitzondering is eten en drinken dat je in een horecagelegenheid nuttigt: die btw mag je niet aftrekken, ook niet bij een zakenlunch. Ook btw op bepaalde representatie- en personeelsvoorzieningen is boven een drempel beperkt of uitgesloten.

Daarnaast gelden er aparte regels voor een auto die je zowel zakelijk als privé gebruikt, en voor goederen die je deels privé gebruikt. In die gevallen mag je niet de volledige btw aftrekken. Twijfel je of iets onder een uitzondering valt, controleer het dan op belastingdienst.nl of bij een boekhouder.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies — controleer je situatie bij de Belastingdienst of een boekhouder.

Gebruik je iets zowel zakelijk als privé, dan mag je alleen de btw over het zakelijke deel aftrekken. Een telefoonabonnement dat je voor 70% zakelijk en 30% privé gebruikt, levert dus 70% van de btw aan voorbelasting op.

Een rekenvoorbeeld: je koopt een laptop van € 1.000 exclusief btw, dus € 210 btw. Gebruik je de laptop volledig zakelijk, dan vraag je de hele € 210 terug. Gebruik je hem voor 80% zakelijk, dan trek je 80% × € 210 = € 168 af en blijft € 42 voor jouw rekening. Houd een redelijke onderbouwing van het zakelijke percentage bij, voor het geval de Belastingdienst ernaar vraagt.

De meeste fouten rond voorbelasting komen door slechte administratie of door btw aftrekken die niet aftrekbaar is.

Met Bonnie leg je je bonnetjes en inkoopfacturen vast zodra je ze hebt: een foto van de bon is genoeg om de btw veilig te stellen voor je aangifte. Zo raak je geen voorbelasting meer kwijt doordat een bonnetje is zoekgeraakt.

Factabel verzamelt de voorbelasting uit je vastgelegde bonnetjes en zet die klaar voor rubriek 5b, zodat je btw-aangifte per kwartaal voorbereiden een kwestie van controleren wordt in plaats van uitzoeken. Je houdt zo overzicht over welke btw je terugkrijgt en welke inkopen nog ontbreken.