Btw-aangifte invullen: stap voor stap

De meeste zzp’ers doen btw-aangifte per kwartaal. Je hebt na afloop van het kwartaal één maand de tijd om de aangifte in te dienen én te betalen. De aangifte over het eerste kwartaal (januari tot en met maart) moet dus uiterlijk eind april binnen zijn, inclusief betaling.

Sommige ondernemers doen per maand of per jaar aangifte; dat hangt af van je situatie en wat de Belastingdienst heeft vastgesteld. De rubrieken en de werkwijze zijn in alle gevallen hetzelfde.

Te laat indienen of betalen kan een verzuimboete en rente opleveren. Zorg dus dat je de termijn van één maand na het kwartaal goed in de gaten houdt.

In rubriek 1 vul je je omzet in die je in Nederland hebt gefactureerd, uitgesplitst per tarief. Rubriek 1a is voor het algemene tarief van 21%, rubriek 1b voor het verlaagde tarief van 9%. Per regel vul je zowel het omzetbedrag (exclusief btw) als de bijbehorende btw in.

Heb je omzet waarover je 0% rekent of die verlegd is naar een binnenlandse afnemer, dan komt die in andere onderdelen van rubriek 1 of in rubriek 2. Particuliere verkopen en zakelijke verkopen met btw vallen gewoon onder 1a of 1b, afhankelijk van het tarief.

Rubriek 2 gaat over btw die naar jóu is verlegd: als afnemer geef je dan de btw aan. Rubriek 3 is voor je leveringen en diensten naar het buitenland: 3a voor leveringen buiten de EU (export), 3b voor leveringen en diensten naar EU-landen, en 3c voor installatie of afstandsverkopen. Rubriek 4 gaat over leveringen en diensten die jij uit het buitenland ontvangt en waarover je hier btw moet aangeven.

Voor de meeste zzp’ers zonder buitenlandse handel blijven deze rubrieken leeg. Doe je wel zaken met EU-ondernemers, dan moeten de bedragen in rubriek 3b overeenkomen met je ICP-opgaaf.

Rubriek 5 telt eerst alle verschuldigde btw uit de vorige rubrieken op (rubriek 5a). In rubriek 5b vul je je voorbelasting in: de btw die je over je zakelijke inkopen hebt betaald en mag terugvragen. Het verschil tussen 5a en 5b is het bedrag dat je per saldo betaalt of terugkrijgt.

Een rekenvoorbeeld: je hebt € 10.000 omzet tegen 21%, dus € 2.100 verschuldigde btw (rubriek 1a). Je hebt over zakelijke inkopen € 600 voorbelasting betaald (rubriek 5b). Het saldo is € 2.100 − € 600 = € 1.500. Dat betaal je binnen één maand na het kwartaal aan de Belastingdienst.

Is je voorbelasting hoger dan je verschuldigde btw — bijvoorbeeld in een kwartaal met een grote investering — dan is het saldo negatief en krijg je btw terug.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies — controleer je situatie bij de Belastingdienst of een boekhouder.

De meeste fouten in de aangifte komen door verkeerd uitsplitsen of door bedragen die niet met elkaar kloppen.

Factabel verzamelt je verkoop-btw automatisch per tarief op basis van je facturen, en je voorbelasting op basis van de bonnetjes die je via Bonnie vastlegt. Aan het eind van het kwartaal heb je daarmee de cijfers voor elke rubriek bij de hand.

Doe je zaken met EU-ondernemers, dan helpt Factabel om je verlegde en EU-omzet apart te houden, zodat rubriek 3b en je ICP-opgaaf op elkaar aansluiten. Zo bereid je je btw-aangifte per kwartaal voor zonder los giswerk en zonder bedragen die niet kloppen.