Contactpersonen beheren
Voeg meerdere personen toe per klant en bepaal precies naar wie de facturen gaan.
± 4 min lezen
Bij grotere klanten praat je niet met één iemand. Misschien stem je het werk af met je vaste contactpersoon, maar moeten facturen naar de boekhoudafdeling. In Factabel leg je daarom meerdere personen vast per klant, elk met een eigen naam, e-mailadres en telefoonnummer.
Per persoon bepaal je de rol. Markeer iemand als primair contact (je hoofdaanspreekpunt) of als factuurcontact (degene die de facturen ontvangt). Zo weet de software altijd naar welk adres een factuur moet, ook als dat een ander is dan je dagelijkse contact.
De contactpersonen beheer je in de kaart Contactpersonen op de klant zelf. Elke persoon krijgt z’n eigen uitklapbaar kaartje, zodat je overzicht houdt, ook als een klant meerdere mensen heeft.
Wat kun je hiermee
- Meerdere contactpersonen per klant met naam, e-mail en telefoon
- Iemand markeren als "Primair contact" (hoofdaanspreekpunt)
- Iemand markeren als "Factuurcontact" (ontvanger van facturen)
- Per klant duidelijk zien wie welke rol heeft via een badge
- Personen later aanpassen of verwijderen zonder de klant te raken
Voor je begint
- De klant bestaat al als contact (zie de gids over een klant aanmaken)
- 1
Open de klant en ga naar Contactpersonen
Klik in Contacten op de klant en scroll naar de onderste kaart, "Contactpersonen".
Heeft de klant nog geen personen, dan zie je de melding dat er nog geen contactpersonen zijn en de suggestie er een toe te voegen voor factuurverzending. Bestaande personen staan als ingeklapte kaartjes met hun naam, rol en e-mailadres.
- 2
Voeg een persoon toe
Klik op "+ Contactpersoon toevoegen" en vul naam, e-mailadres en eventueel telefoonnummer in.
Er verschijnt een uitgeklapt kaartje waarin je de gegevens invult. De naam en het e-mailadres zijn het belangrijkst: het e-mailadres bepaalt waar een factuur of offerte naartoe kan worden gestuurd.
Wil je meerdere mensen toevoegen, klik dan nog een keer op "+ Contactpersoon toevoegen" en herhaal het. Elk kaartje kun je los in- en uitklappen.
- 3
Markeer de juiste rol
Zet de schakelaar "Primair contact" en/of "Factuurcontact" aan, of kies de rol in de keuzelijst "Rol".
Het primaire contact is je hoofdaanspreekpunt. Het factuurcontact is degene die de facturen ontvangt. Je kunt dezelfde persoon beide rollen geven, of ze juist over twee mensen verdelen.
Er kan per klant maar één primair contact en één factuurcontact zijn. Zet je de rol bij een tweede persoon aan, dan wordt die rol automatisch bij de vorige persoon uitgezet, zodat er geen verwarring ontstaat.
Heb je geen apart factuurcontact aangewezen, dan gaan facturen naar het primaire contact. Wijs je geen van beide aan, val dan terug op het factuur-e-mailadres van de klant.
- 4
Sla op
Klik bovenaan op "Opslaan". De contactpersonen en hun rollen worden bewaard bij de klant.
Bij het versturen van een factuur of offerte wordt automatisch het juiste e-mailadres voorgesteld op basis van de rol die je hebt ingesteld. Je kunt het bij het verzenden altijd nog aanpassen.
Veelvoorkomende vragen
Controleer wie als "Factuurcontact" is gemarkeerd. Facturen gaan eerst naar het factuurcontact, anders naar het primaire contact, en anders naar het factuur-e-mailadres van de klant. Zet de juiste persoon op factuurcontact en sla op.
Dat klopt: er kan per klant maar één primair contact en één factuurcontact zijn. Zet je de rol bij een tweede persoon aan, dan wordt die bij de eerste automatisch uitgezet.
Klap het kaartje van die persoon uit en klik onderin op "Verwijderen". Sla daarna op; de klant zelf blijft gewoon bestaan.
Kom je er niet uit? Neem contact op, we helpen je graag verder.