Een offerte omzetten naar een factuur
Zodra de klant ja zegt, maak je in één klik een factuur van je offerte, mét bedragen en al.
± 5 min lezen
Een geaccepteerde offerte is het halve werk: de afspraken en bedragen staan al vast. In plaats van die gegevens met de hand over te tikken, zet je de offerte in één klik om naar een factuur. De inhoud en bedragen komen mee in een nieuwe conceptfactuur, die je nog rustig kunt nalopen voordat je ’m verstuurt.
Omdat je prijzen in de prijstabel van de offerte staan, vloeien ze netjes door naar de factuur. Je hoeft dus geen regels over te typen en loopt geen risico op overtikfouten in een document dat naar de boekhouding gaat.
Werk je met een betalingsschema, bijvoorbeeld 50% bij ondertekenen en 50% bij oplevering, dan factureer je per termijn. Zo loopt de facturatie mee met de mijlpalen die je met de klant afsprak, zonder dat je elk deel handmatig hoeft uit te rekenen. Deze gids laat de hele omzetting zien.
Wat kun je hiermee
- Met één klik een conceptfactuur maken uit een ondertekende offerte
- Gegevens en bedragen worden automatisch overgenomen uit de prijstabel
- De conceptfactuur blijft volledig bewerkbaar voor je verstuurt
- Per termijn factureren bij een betalingsschema (bijvoorbeeld 50/50)
Voor je begint
- De offerte is ondertekend of geaccepteerd door de klant
- 1
Open de ondertekende offerte
Open de offerte die de klant heeft ondertekend of geaccepteerd.
Pas na akkoord van de klant heeft omzetten zin: dan staan de afspraken vast en weet je dat de bedragen kloppen. De status van de offerte staat dan op ondertekend, wat je in het overzicht en de statistieken terugziet.
- 2
Zet om naar factuur
Kies de actie om de offerte naar een factuur om te zetten.
De gegevens van de klant en de bedragen uit de prijstabel worden overgenomen in een nieuwe conceptfactuur. Omdat het een concept is, ligt nog niets vast: je past regels, datums en btw nog aan voor je verstuurt.
De factuur start als concept met een tijdelijk nummer. Het definitieve factuurnummer wordt pas toegekend zodra je ’m verstuurt.
- 3
Controleer en verstuur, of factureer per termijn
Loop de conceptfactuur na en verstuur ’m. Werk je met een betalingsschema, factureer dan per termijn.
Controleer voor de zekerheid de factuurdatum, de vervaldatum en de btw per regel. Klopt alles, dan verstuur je de factuur net als elke andere.
Bij een betalingsschema, zoals 50% bij ondertekenen en 50% bij oplevering, genereer je per termijn een aparte factuur. Zo betaalt de klant gespreid en houd jij overzicht over wat er per mijlpaal nog open staat.
Veelvoorkomende vragen
Omzetten kan pas als de offerte is ondertekend of geaccepteerd. Staat de offerte nog op verstuurd of bekeken, dan moet de klant eerst akkoord geven.
De factuur is een concept en volledig bewerkbaar. Pas de regels, aantallen of de btw aan voor je verstuurt. Werk je met termijnen, controleer dan of je het juiste deel van het totaal factureert.
Kom je er niet uit? Neem contact op, we helpen je graag verder.