Factureren met of zonder btw als zzp'er

Als ondernemer voor de btw breng je over vrijwel alles wat je verkoopt of levert btw in rekening. Voor de meeste zzp'ers is dat het algemene tarief van 21%. Voor een beperkte groep goederen en diensten geldt het verlaagde tarief van 9% — denk aan voedingsmiddelen, boeken, kappers en personenvervoer. De btw die je in rekening brengt, draag je af aan de Belastingdienst via je btw-aangifte, meestal per kwartaal.

De btw is dus niet van jou: je int hem namens de Belastingdienst en betaalt hem door. Tegelijk mag je de btw die je zelf over zakelijke inkopen betaalt (de voorbelasting) aftrekken. Per saldo draag je af wat je hebt geïnd minus wat je hebt betaald.

Op je factuur splits je het btw-bedrag altijd apart uit: het bedrag exclusief btw, het btw-percentage, het btw-bedrag en het totaal inclusief btw. Reken je meerdere tarieven (bijvoorbeeld 21% en 9%) op één factuur, dan zet je die per regel of per blok apart neer.

Doe je mee aan de kleineondernemersregeling (KOR), dan ben je vrijgesteld van btw zolang je omzet onder de grens blijft. Je rekent dan geen btw en doet geen btw-aangifte. De keerzijde: je mag ook geen voorbelasting meer aftrekken. De KOR is een keuze die je aanvraagt bij de Belastingdienst.

Daarnaast zijn bepaalde diensten wettelijk vrijgesteld van btw, ongeacht je omzet. Dat geldt voor sectoren als zorg, onderwijs, sport en bepaalde financiële diensten. Vrijstelling hangt af van wat je doet, niet van hoeveel je verdient — en is iets anders dan de KOR.

Bij verlegde btw verschuift de plicht om btw aan te geven naar je afnemer. Dat komt voor bij onderaanneming in de bouw, bij bepaalde goederen, en bij diensten aan ondernemers in andere EU-landen. Jij zet geen btw-bedrag op de factuur, maar de vermelding "btw verlegd" plus het btw-nummer van je afnemer.

Het 0%-tarief geldt vooral bij export buiten de EU en bij goederenleveringen aan ondernemers in andere EU-landen. Je rekent dan 0% btw, maar — anders dan bij vrijstelling — mag je de voorbelasting wél aftrekken. Je hebt wel bewijs nodig dat de goederen Nederland of de EU echt verlaten hebben.

Dit is algemene uitleg, geen fiscaal advies — controleer je situatie bij de Belastingdienst of een boekhouder.

Stel je verkoopt een dienst voor € 1.000 exclusief btw aan een Nederlandse klant. Bij 21% btw zet je op de factuur: € 1.000 + € 210 btw = € 1.210 totaal. Die € 210 draag je af aan de Belastingdienst.

Lever je dezelfde dienst aan een ondernemer in Duitsland met een geldig btw-nummer, dan is de btw verlegd. Je factuur vermeldt € 1.000, geen btw-bedrag, en de tekst "btw verlegd" met het btw-nummer van je Duitse klant. De Duitse ondernemer geeft de btw zelf aan in zijn eigen land.

Doe je mee aan de KOR, dan factureer je gewoon € 1.000 zonder btw, met de vermelding dat je de kleineondernemersregeling toepast. Je draagt niets af, maar je mag de btw op je eigen inkopen ook niet terugvragen.

De meeste fouten ontstaan doordat ondernemers wél zonder btw factureren, maar vergeten de reden te vermelden. Een factuur zonder btw én zonder uitleg is formeel onvolledig en kan tot vragen van de Belastingdienst of je klant leiden.

Factabel zet de juiste btw automatisch op je factuur. Je kiest per regel het tarief (21%, 9% of 0%) en het btw-bedrag en het totaal worden meteen berekend en netjes uitgesplitst.

Verkoop je aan een buitenlandse ondernemer of pas je de KOR toe, dan zet Factabel de juiste vermelding ("btw verlegd", de KOR-tekst of het 0%-tarief) op de factuur, zodat je nooit vergeet de reden te noemen. En via Bonnie leg je je bonnetjes vast, zodat de voorbelasting klaarstaat voor je aangifte.

Aan het eind van het kwartaal verzamelt Factabel je verkoop-btw en voorbelasting, zodat je je btw-aangifte snel kunt voorbereiden.